Entreprise : Mieux gérer ses notes de frais

Tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais

La gestion de note de frais est une tâche essentielle pour toute entreprise dont le développement requiert le déplacement de plusieurs employés.

Les notes de frais, qu’est-ce que c’est ?

Dans les notes de frais sont incluses toutes les dépenses qui sont engagées par le salarié ou le chef d’entreprise dans le cadre de sa mission. Les frais mentionnés dans les notes de frais sont valables uniquement si elles correspondent à des dépenses engagées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise. Des justificatifs doivent également être présentés à l’appui.

Pour une entreprise qui a besoin de réaliser des notes de frais, il est impératif de mettre en place une organisation sur ce sujet. Elle doit prévoir les consignes à respecter pour les déplacements ainsi que le système de contrôle et de validation des notes de frais. De cette manière, elle n’aura pas trop de difficulté à maîtriser ces coûts parfois très importants.

Les différents systèmes de remboursements de frais professionnels

Il existe trois systèmes pour les remboursements de frais professionnels : 

• Le premier se rapporte au remboursement de frais réels. Ce dernier a pour principe de rembourser les sommes que le salarié ou le chef d’entreprise a payées personnellement et qui se rapportent aux dépenses exposées dans le cadre de sa mission. Il s’agit, par exemple, des tickets de restaurant pour les repas professionnels ainsi que des tickets de stationnement et de péage pour les déplacements professionnels.
• Le principe des frais forfaitaires, par contre, consiste à rembourser des dépenses sur la base d’un barème forfaitaire qui est disponible sur le site de l’URSSAF.
• La dernière méthode envisageable pour le remboursement des frais professionnels revient à la déduction forfaitaire spécifique. Cette déduction est limitée à 7 600 € par an.

 

Les bonnes pratiques pour optimiser la gestion de ses notes de frais

Il existe de nombreuses solutions qui permettent d’optimiser la gestion des notes de frais de son entreprise.

Mettre en place une politique des dépenses

Pour bien gérer ses notes de frais, il convient de définir une politique des dépenses qui est à la fois claire et précise. Pour ce faire, une analyse des difficultés rencontrées actuellement est de mise. Il s’agit notamment de détecter les problèmes auxquels on fait face dans le cadre de la gestion de notes de frais de son entreprise. C’est à partir de ce moment qu’il sera possible de mettre en place une politique de dépenses efficace pouvant servir à résoudre chacun de ces problèmes. Pour veiller à ce que les salariés remettent à temps les justificatifs de dépenses par exemple, il serait judicieux d’imposer des délais.

Dématérialiser les notes de frais

Les notes de frais sont souvent gérées sur un tableau de type Google Sheet ou Excel.

On rencontre même des équipes administratives et comptables qui les font encore à la main et qui les conservent dans de gros classeurs encombrants. Pourtant, les justificatifs doivent être archivés durant 10 ans minimum. Ce qui fera beaucoup de paperasse à classer au fil du temps. Pour se simplifier la tâche, la dématérialisation des notes de frais reste la meilleure option. Il suffit d’utiliser une application dédiée. Les nouveaux comptes pro tels que Qonto, Shine et leurs concurrents proposent ce types de solutions et bien plus encore.